PRIVACYVERKLARING

BV ADVOCATENKANTOOR JORIS A. VERCRAEYE

 

 

Versie (9/2026).

 

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens ?

 

 

BV ADVOCATENKANTOOR JORIS A. VERCRAEYE, met ondernemingsnummer BE 0461.259.744 en zetel te Jozef De Bomstraat 4, 2018 Antwerpen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze verklaring betrekking heeft.

 

Voor vragen over deze verklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met:

 

Mr. Joris A. VERCRAEYE

Jozef De Bomstraat 4

2018 Antwerpen

E-mail:  Joris@Vercraeye.be

Tel.: 03/259.00.90

Gsm: 0475/70.60.25

 

Deze verklaring geldt voor cliënten, voormalige cliënten, kandidaat-cliënten, tegenpartijen, contactpersonen van cliënten, correspondenten, leveranciers, bezoekers van de website en andere externe betrokkenen. Voor medewerkers en sollicitanten geldt een afzonderlijke privacyverklaring.

 

2. Welke persoonsgegevens verwerkt het kantoor ?

 

Het kantoor verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor zijn beroepsactiviteit, de behandeling van dossiers, de wettelijke verplichtingen en de goede werking van het kantoor.

Naargelang uw verhouding tot het kantoor kan het onder meer gaan om:

 

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats en identificatienummer,
• gegevens over uw beroepsactiviteit of vennootschap, zoals functie, ondernemingsnummer, btw-nummer en correspondentiegegevens,
• financiële en boekhoudkundige gegevens, zoals bankrekeningnummer, facturatiegegevens en betalingsgegevens,
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van een dossier, met inbegrip van correspondentie, processtukken, bewijsstukken, verklaringen, adviezen en gegevens over betrokken derden,
• technische gegevens die ontstaan bij het gebruik van de website of het contactformulier, zoals uw IP-adres, tijdstip van verzending en de inhoud van uw bericht,
• beelden van camerabewaking, voor zover u de kantoorruimten bezoekt en de wettelijke voorwaarden voor die verwerking zijn vervuld.

 

 

Het kantoor kan, wanneer een dossier dit vereist, ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over gezondheid, politieke of religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap of gegevens over minderjarigen en kwetsbare personen.

 

Het kantoor kan ook persoonsgegevens verwerken over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

 

3. Voor welke doeleinden verwerkt het kantoor uw persoonsgegevens ?

 

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

 

1. het beoordelen, aanvaarden, uitvoeren en opvolgen van een juridische opdracht,
2. het verstrekken van juridisch advies en bijstand, het voeren van onderhandelingen en het behandelen van geschillen,
3. het opstellen, ontvangen, bewaren en gebruiken van correspondentie, processtukken, bewijsstukken en andere dossierdocumenten,
4. het vertegenwoordigen of verdedigen van cliënten voor rechtbanken, hoven, administratieve overheden, arbitrale instanties en andere bevoegde instanties,
5. de identificatie van cliënten, belangenconflictcontroles, cliëntenbeheer, facturatie, boekhouding en invordering,
6. het beantwoorden van vragen die via de website, e-mail, telefoon of andere weg worden gesteld,
7. het beschermen van de rechten, belangen, veiligheid, informatiesystemen en gebouwen van het kantoor,
8. het naleven van wettelijke, deontologische, fiscale, boekhoudkundige en beroepsmatige verplichtingen,
9. het behandelen van klachten, geschillen en verzoeken van betrokkenen,
10. het bewaren van dossiers voor bewijsvoering, archivering, de uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen en de bescherming van het beroepsgeheim.

 

Het kantoor gebruikt uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

 

4. Op welke rechtsgrond verwerkt het kantoor uw persoonsgegevens ?

 

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

 

Afhankelijk van het dossier en de verwerking steunt het kantoor zich op:

 

• de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst of voor maatregelen die voorafgaan aan een overeenkomst,
• de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting,
• de noodzaak voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het kantoor, zijn cliënten of derden, in het bijzonder de goede organisatie van de beroepsactiviteit, de beveiliging, het beheer van geschillen, de bewijsvoering en de bescherming van rechten,
• de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering,
• wanneer dit uitzonderlijk vereist is, uw voorafgaande, vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming.

 

Het kantoor vraagt geen algemene toestemming als voorwaarde om een dossier te behandelen.

 

Wanneer het kantoor zich uitzonderlijk op toestemming steunt, kunt u die toestemming op elk ogenblik intrekken. Die intrekking tast de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet aan.

 

Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt het kantoor gegevens slechts voor zover een uitzondering op het verbod van verwerking geldt, onder meer omdat de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, omdat een wettelijke verplichting dit vereist, omdat de betrokkene de gegevens kennelijk openbaar heeft gemaakt, of omdat de betrokkene uitdrukkelijk heeft toegestemd wanneer toestemming werkelijk de passende grondslag vormt.

 

5. Van wie ontvangt het kantoor persoonsgegevens ?

 

Het kantoor ontvangt persoonsgegevens:

 

• rechtstreeks van u, uw cliënt, uw werkgever of uw vertegenwoordiger,
• van de tegenpartij, haar advocaat, een gerechtsdeurwaarder, notaris, expert, bemiddelaar, accountant of andere professionele tussenpersoon,
• van rechtbanken, hoven, administratieve overheden, politiediensten, overheidsinstanties of openbare registers,
• van andere personen of instanties wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van een dossier.

 

Wanneer het kantoor persoonsgegevens niet rechtstreeks van u heeft ontvangen, licht het u hierover in voor zover de wet dit vereist en voor zover die informatieplicht de vertrouwelijkheid van het dossier, het beroepsgeheim, een wettelijke verplichting of de rechten van anderen niet aantast.

 

6. Aan wie kan het kantoor persoonsgegevens meedelen ?

 

Het kantoor deelt persoonsgegevens slechts mee wanneer dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden, wanneer een wettelijke verplichting dit vereist of wanneer u daarvoor geldig toestemming hebt gegeven.

 

Ontvangers kunnen onder meer zijn:

 

• advocaten, medewerkers en personen die onder het gezag van het kantoor handelen en die voor de uitvoering van hun taken gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht,
• rechtbanken, hoven, administratieve overheden, gerechtsdeurwaarders, notarissen, experten, bemiddelaars, arbiters, confraters en tegenpartijen, voor zover dit nodig is in het dossier,
• banken, accountants, fiscale administraties en andere bevoegde overheden, wanneer de wet of de behandeling van het dossier dit vereist,
• dienstverleners die namens het kantoor persoonsgegevens verwerken, zoals IT-, software-, hosting-, back-up- en communicatiedienstverleners.

 

Niet elke ontvanger is een verwerker. Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens het kantoor verwerkt, sluit het kantoor de vereiste afspraken over gegevensbescherming met die dienstverlener.

 

Het kantoor verkoopt, verhuurt of verhandelt geen persoonsgegevens.

 

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

 

Het kantoor streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

 

Wanneer een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte toch noodzakelijk zou zijn, zorgt het kantoor vooraf voor een geldige doorgiftegrond en voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, voor zover de wet dit vereist.

 

U kunt hierover bijkomende informatie vragen via Joris@Vercraeye.be.

 

8. Hoe lang bewaart het kantoor uw persoonsgegevens ?

 

Het kantoor bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor het ze verwerkt, rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen, de deontologische verplichtingen, het beroepsgeheim, de nood aan bewijsvoering en de verjaringstermijnen.

 

Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

 

• dossiergegevens worden in beginsel bewaard tot tien jaar na de afsluiting van het dossier,
• boekhoudkundige en facturatiegegevens worden in beginsel bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn, in de regel tien jaar,
• gegevens die via het contactformulier worden bezorgd zonder dat daaruit een dossier ontstaat, worden verwijderd zodra de vraag is afgehandeld, uiterlijk één jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere bewaring nodig is om een geschil te behandelen of een rechtsvordering te onderbouwen,
• camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximale bewaartermijn van één maand, behoudens wanneer een incident een langere bewaring rechtvaardigt.

 

Het kantoor kan gegevens langer bewaren wanneer dit nodig is voor een wettelijke verplichting, een lopend of redelijkerwijs te verwachten geschil, de uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, of de bescherming van het beroepsgeheim.

 

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijdert, vernietigt of anonimiseert het kantoor de gegevens op een veilige wijze.

 

9. Hoe beveiligt het kantoor uw persoonsgegevens ?

 

Het kantoor neemt redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging of onrechtmatige openbaarmaking.

 

Die maatregelen omvatten, volgens de aard van de verwerking en het risico, onder meer toegangsbeheer, individuele gebruikersaccounts, wachtwoordbeveiliging, back-ups, geheimhoudingsverplichtingen, beveiliging van papieren dossiers en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

 

Geen enkel systeem kan evenwel absolute veiligheid waarborgen. Wanneer zich ondanks de maatregelen een beveiligingsincident voordoet dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, handelt het kantoor overeenkomstig de toepasselijke wettelijke regels.

 

10. Welke rechten hebt u ?

 

U beschikt, binnen de grenzen en onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving, over de volgende rechten:

 

• recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens,
• recht op inzage in uw persoonsgegevens,
• recht op verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens,
• recht op wissing van persoonsgegevens,
• recht op beperking van de verwerking,
• recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn,
• recht van bezwaar tegen verwerkingen die steunen op een gerechtvaardigd belang,
• recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop steunt,
• recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of een daarmee vergelijkbaar aanzienlijk gevolg.

 

Deze rechten zijn niet absoluut. Het kantoor kan een verzoek geheel of gedeeltelijk niet inwilligen wanneer een wettelijke uitzondering geldt, wanneer het verzoek afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, wanneer het beroepsgeheim dit vereist, wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt of wanneer de verwerking noodzakelijk blijft voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

 

U kunt uw verzoek richten aan Joris@Vercraeye.be. Het kantoor kan bijkomende informatie vragen om uw identiteit voldoende te controleren. Het kantoor beantwoordt uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien de wet dit toelaat, kan die termijn worden verlengd.

 

11. Klachten.

 

Wanneer u meent dat het kantoor uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke regels verwerkt, vraagt het kantoor u eerst contact op te nemen via Joris@Vercraeye.be, zodat het uw vraag of klacht kan onderzoeken.

 

U behoudt steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

 

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tel.: 02/274.48.00

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

 

Het kantoor kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de wetgeving, de dienstverlening, de interne werking of de gebruikte technologie dit vereist.

 

De meest recente versie is beschikbaar op de website van het kantoor. Bij een wezenlijke wijziging zal het kantoor, waar passend, bijkomend informeren.

 

 

Joris VERCRAEYE,

2/9/2026.